D – не важные и не срочные
Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.
Примеры не важных и не срочных дел:
1) Болтовня с коллегами и друзьями ни о чем
2) Просмотр фильмов и сериалов
3) Чтение новостей
Многие вообще советуют отказаться от выполнения этих задач. Но этого делать не стоит. Дело в том, что задачи категории Dспособствуют нашей психологической разрядке и отдыху. Поэтому определенное их количество в нашей жизни все же стоит оставить. Главное следить, чтобы простой 5-и минутных заход в интернет для чтения новостей, не превратился в 3 убитых часа.
После того, как вы примените матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов в делах на практике, вы заметите, как вам все легче становится справляться с задачами и вы чаще достигаете намеченных целей.
С – не важные, но срочные
К этой категории в Матрице Эйзенхаура относятся дела, которые требуют от нас срочного внимания, но большой пользы для будущего не несут. Часто эти задачи ошибочно причисляют к важным.
Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.
Примеры не важных, но срочных задач:
1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.
2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов
3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)
3 квадрат: Неважно, срочно
Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело
важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать»
Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему
следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным
задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто
знакомый зашел поболтать о жизни.
Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:
– вынуждены прерываться с важных задач;
– на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.
Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и
просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно
сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным
делом — перезвоните.
Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше
переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.
Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида
Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:
А
Важно и срочно(красный);. Б
Важно и не срочно(зеленый);
Б
Важно и не срочно(зеленый);. В
Неважно и срочно(синий);
В
Неважно и срочно(синий);. Г
Неважно и не срочно(белый)
Г
Неважно и не срочно(белый)
Начинаем выполнение всех дел по алфавиту, т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А»,
не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не
меняя порядка.
А теперь к практике, допустим, у нас есть следующий список входящих дел:
Теперь отсортируем список входящих задач, проставим рядом, напротив каждого пункта, букву квадрата, к которому можно отнести данную задачу.
Теперь вы знаете с чего начинать, чтобы успеть сделать главное. Просто сначала выполняете дела из квадрата «А», потом «Б», затем «В» и «Г»,
если будет время.
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
8 Главных жизненных ценностей человека
Важно оценивать степень важности не в уме, а на листке, т. к
когда дел становится более 7+-2, то расстановка приоритетов может быть ошибочна,
поскольку наш мозг не предназначен для таких операций в уме. Именно около 7+-2 дел мы можем хранить в памяти, остальное забывается.
Написанные на листке задачи, куда легче и быстрее, а главное, точнее можно отсортировать, не жалейте время на записи.
Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.
Как вы уже понимаете,— суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.
Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также
по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др.
задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна
консультация по skype.
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения 
|
ПОХОЖИЕ ВИДЕО И СТАТЬИ:
– Принцип Парето 20/80 на практике – 8 Главных жизненных ценностей человека – 7 шагов организации рабочего места – 12 способов избавиться от лени – 8 поглотителей времени (хронофагов)
4 квадрат неважно и не срочно
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
Принцип Парето 20/80 на практике
Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.
Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:
1. Жизненная мелочь, такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях — вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.
Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.
2. Занятия фигней. Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь — все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках — отходняк, головная боль и прочие неприятности.
В общем, все вредные привычки — это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у
каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор,
алкоголь и т. д
заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.
A – срочные и важные
У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.
К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.
Примеры срочных и важных дела:
1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете
2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника
3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.
Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.
2 квадрат: Важно и не срочно
СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:
11 способов расставить приоритеты
Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата — показатель вашего успеха и продуктивности.
К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.
Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные. Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия
от ее невыполнения
Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.
В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как:
задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками
английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь.
Все мы понимаем, что успеть все запланированное, в большинстве случаев невозможно. Хотя бы потому что возникают непредвиденные обстоятельства,
которые вносят серьезные коррективы в планы
Учитывая этот факт лучше сделать важные задачи, от которых сильно зависит ваша жизнь, чем неважные дела.
Поэтому так важно сортировать задачи согласно правилу Эйзенхауэра.
Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не
стали срочными
А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени — они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание
своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно
столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит
По аналогии из
обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.
